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关于及时提交档案资料归档的通知

  • 索 引 号:
    mmsgbdsdx/2011-04942
    分    类:
    工作动态
  • 发布机构:
    茂名电大
    发文日期:
    2011-10-30
  • 名    称:
    关于及时提交档案资料归档的通知
  • 文    号:
    茂电大[2011]5号
    主 题 词:

 

关于及时提交档案资料归档的通知

 

各科室(单位):

   档案是学校历史的记载,是延续学校发展历程的客观需要。必须强化对学校的档案资料的收集、整理、保管工作。因此,各科室(单位)在开展各项工作中形成的应归档的全部文件资料,由各科室(单位)指定的兼职档案管理人员整理后移交档案室具体为:学校的文书档案每年年底上交;教学档案、德育档案在每学期期末汇总上交;基建档案、设备档案,经双方签字验收后移交;照片档案,会计档案在整理结束后移交。原则上各科室(单位)不能留原件,各科室主要负责人要认真负责,如有违反,由此造成的损失,学校将追究科室(单位)主要领导的责任。

 

 

附件一:归档范围

附件二:学校大事记记载范围

附件三:电子文件的收集

附件四:数码照片的收集和整理

附件五:音像的收集和整理

附件六:档案鉴定小组

 

 

 

                            

                              二O一一年三月三十日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

主题词:档案  管理  通知

茂名广播电视大学办公室           2011年3月30印发


 

附件一:

归档范围

 

(一)书记、校长室、政工科、办公室

1、重要会议记录。

2、学校一年一次编写组织机构,人员配备一览表、大事记。

3、学校建立、撤并、更改校名、启用印章的报告、请示、批复、通知等。

4、学校干部任免,领导班子调整的文件,校内部机构负责人任免材料。

5、学校教职工技术职称评审、聘任、考核等记录、批准书、批复、通知等。

6、学校离退休人员登记表、审批表,改变干部级别待遇的请示、批复。

7、学校教职工违纪处分报告,调查材料,本人认识及上级机关的批复。

8、学校人员复查、落实政策报告、批复、结论材料等。

9、学校教职工辞职、退职报告和批复。

10、学校教职工调整工资、培训进修等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。

11、学校各种名册。

   1)教职工花名册。   2)教职工任职情况表。    

12、学校各种统计报表。

   1)教职工基本情况统计表。   2)国家干部定期年报表。  

3)各种工资报表。

13、学校工作意见、计划、规划、总结、目标管理、专题调查材料。

14、学校负责人在全校性会议上的讲话材料。

15、学校制定的各项组织简则,岗位责任制,规章制度,工作条例。

16、反映本校主要职能活动的出版物定稿和样本。

17、、教职工调动工作,大中专毕业生分配工作报到证,介绍信及存根。

18、学校领导代表学校在上级召开会议上的发言,经验交流材料。

19、学校代表上级机关起草被采用的文件最后草稿和印本。

20、学校领导参加上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。

21、上级机关领导来校视察、督导、检查工作所形成的题词、讲话等各种材料。

22、学校接待外宾等外事活动形成的文字记录。

23、学校与有关单位签订的各种合同、协议书等材料。

24、学校教职工伤亡、抚恤、遗属补助等有关材料。

25、学校教职工生活困难补助、病产假等各种材料。

26、学校上报未批复的各项请示材料。

27、学校处理的重要来信、来访的有关材料。

28、教职工获得各种荣誉称号:如优秀班主任、优秀教师、优秀党员、优秀党务工作者等获奖材料(事迹登记表、批准文件、照片)。

(二)党支部

1、党支部会议记录,党支部改选,奖惩,党内规章,党费管理等工作中形成的文件。

2、共产党员名册,民主党派人民名册。

3、党组织年报。

4、党员组织关系转移介绍信及存根。

5、党支部拟订的工作意见,计划,规划,总结,目标管理,专题调查材料。

(三)工会

1、工会拟订的工作意见,计划,规划,总结,目标管理,专题调查材料。

2、学校工会专题材料(会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、会议纪要、倡议书等)。

3、工会统计表。

(四)教务科、教研室

1、教师任职任课情况表。

2、教学统计报表。

3、教学工作计划、总结、汇报、调查材料等。

4、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根(含学生、家长申请报告、领导人意见),借读生审批材料。

5、教学教研活动形成材料。

1)关于学校各种教学方面的规章制度。

2)各学科教学计划、教研活动安排。

3)每学期总课程表、作息时间。

4)学校教学日志。

5)师范院校毕业生来校实习记录。

6)参加各级教学成果展览的展出目录、获奖材料。

6、试卷和成绩。

1)每学期期终考试、毕业考试试卷样本。

2)学期各科成绩汇总表和单科成绩表。

3)试卷分析、成绩统计、教学质量分析。

4)各学科成绩记录。

7、聘请代课教师等有关材料。

8、与兄弟单位的教学活动、经验交流材料。

(五)学生科

1、每学期班主任名单、班主任工作计划、总结、经验交流材料等。

2、各类学生名册。

1)全校各班学生花名册。  2)各班学生干部名册。  

3)新生入学名册。   4)各届毕业生登记表。

3、学生奖、惩、事故材料。

1)评为市级以上的三好学生。   2)校级各类先进名册和材料。 

3)开除学籍的处分材料(学校对学生处分的报告、调查材料、本人认识、上级批复、也含校外处分被公安局拘留、少教、劳教、判刑有关材料)。

4)受校纪处分材料和改正情况、撤销处分时间。

5)学生伤亡事故的情况报告、调查材料。

4、学生参加市以上各种学科竞赛、比赛、文艺演出、体育运动优胜者,获奖名册,奖品复印件或照片。

5、学校体育运动会和达标材料。

1)学校运动会手册。

2)各项成绩记录。

3)优胜者名册和成绩。

4)达标情况。

(六)行政科

1、学校财产、图书清册、财产、物资、档案交接凭证清册。

2、学校基建活动中形成的文件材料(学校平面图、施工、竣工、验收等各个环节中形成的文字、图纸、计算材料、征用土地的请示与批复,校舍产权等方面的协议合同,调查报告,危险校舍的抢修,使用情况等)。

3、设备材料。

1)设备、仪器随机文件,包括维修、使用说明书,合格证,安装图,原理图易损坏图纸、保修、装箱单等。

2)进口设备、贵重设备的报批、报关、检查、索赔及有关合同等材料。

3)为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。

4)修理记录。

5)有关部门对设备的年检材料。

4、会计凭证类。

1)单位预算会计各种原始凭证和记帐凭证。

2)涉及外事的记帐凭证。

5、会计帐簿类。

1)日记帐。    2)总帐。   

3)明细分类、分户或登记簿、现金出纳帐、银行存款帐。

6、会计报表类。

1)各种行政事业单位决算。   2)单位预算会计月、季报表。

7、其它类。

1)会计移交清册。    2)会计档案保管清册。  

3)会计档案销毁清册。

8、学生体检健康状况。

(七)实验中心

1、设备材料。

1)设备、仪器随机文件,包括维修、使用说明书,合格证,安装图,原理图易损坏图纸、保修、装箱单等。

2)进口设备、贵重设备的报批、报关、检查、索赔及有关合同等材料。

3)为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。

4)修理记录。

5)有关部门对设备的年检材料。

2、反映学校主要职能活动和工作成果的照片、录音、录像带或CDVCD等。

(八)招生办

1、每学期的招生计划和招生人数统计表。

2、与招生人员签订的聘用合同书。

3、全脱产毕业生毕业去向和就业情况等材料。

4、学生学籍名册基本情况。

5、学生就业情况资料。

(九)图书馆

1、图书资料库存册数名录。

2、图书馆每年订购新书、杂志、报纸名录。

(十)团委

1、团委干部名册。

2、团委拟订的工作意见,计划,总结,目标管理,专题调查材料。

3、团委专题材料(会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、会议纪要、倡议书等)。

4、各届团代会形成的文字材料(议程、大会主席团名单、章程、工作报告、选举结果、新一届领导成员名单等材料)。

(十一)妇委会

1、妇委会成员名册。

2、各种活动形成的文字材料(含会议记录)。

3、计生工作形成的各种文字材料(含独生子女证和计生服务证等)。


 

附件二:

学校大事记记载范围

 

1、学校成立、撤销、回复、合并、更名、隶属关系和校址变化;

2、学校教育机构和职能部门的设置和变化

3、学校领导人和中层干部的任免和变动

4、党、团、群众组织的建设和重要活动

5、学校管理体制及变革

6、重要规章制度的制定、公布与实施及修改

7、重要会议和重要决定。

8、历次政治运动及落实政策

9、学校领导人与知名人士的重要活动。

10、附属机构(幼儿园)的设立及变化;

11、办学规模、办学形式和学制的变化。

12、专业设置、课程设置及变化;

13、招生制度、招生范围的变化;

14、教学方法的试验与推广;

15、教学研究与科研项目的完成、鉴定、获得与教材的编写出版;

16、重要的教学设施、设备的兴建及投入使用;

17、改善教职工工作、生活条件的重大措施;

18、与产业部门、科研部门等单位合作关系的建立;

19、本校的集体和师生获得奖励和荣誉称号;

20、本校师生参加重要比赛、竞赛获得优异成绩;

22、学校教学资质(等级)的评定;

22、上级领导人到校视察与重要指示;

23、本校教师、教育工作者参加国际、国内重要的教学和学术交流活动,与国内外教学机构、学校及教学工作者的友好往来;

24、校刊校报的创办;

25、校舍新建扩建;

26、重大事故;

27、学校工作中的重大失误;

28、学校领导人和知名人士的逝世;

29、其他。


 

附件三:

电子文件的收集

 

一、       收集范围:

文本文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等,类别代码为T

二、收集前必须填写电子文件积累登记表:

序号:积累电子文件的顺序号。一般一年一个流水号,即每年从1开始顺序编号;

题名:填写这份文件的题名。如“关于举办拔河比赛的通知”

电子文件名:全宗号+日期+题名,如“9320100303关于举办拔河比赛的通知”

类别代码:一般为T

三、刻录:

以年为单位,将电子文件进行光盘刻录。要一式三份,一套移交档案馆,一套留档案室保存,一套供日常查阅。

 


 

附件四:

数码照片的收集和整理

 

一、分类

 

序号

题名

电子

文件名

类别

代码

光(磁)盘号

形成部门

形成日期

稿本

代码

软件系统

密级

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

按其形成的年度分类,不同年度的数码照片应分别整理。每个文档建立一个名称为DATA的文件夹。

二、编号

对文件夹中所有的数码相片文件按时间(或重要程度)先后排列,并按其排列顺序编号。一组联系密切(如一个活动、会议、事件的)数码照片应该排列在一起,编号的过程就是给数码相片进行文件名更名,即“年度+流水号”。例如,排列为2010年归档的第16张数码相片,将其拷贝到DATA文件夹下,重命名为“20100016.

三、编制目录。

在更名的同时,要填写好照片档案文件级目录。

 

照片号

照片题名

拍摄者

拍摄时间

保管期限

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

四、刻录。

光盘刻录一式三份,一套封存保管,一套供查阅利用,一套异地保存。

附件五:

音像的收集和整理

 

一、音像档案原则上以一盒(盘)为一个保管单位。

二、音像档案的分类,可以按年度-载体分类,即在同一年度内按载体或格式(录音带—录像带—光盘)分别排列,然后逐盒(盘)编流水号。例如,我校(全宗号为932007年第一盒音像档案,其档号格式可用“93YX2007001YX代表音像档案的类别号)

三、音像档案目录的填写

 

序号

作者

内容

制作日期

保管期限

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

附件六:

档案鉴定小组成员名单

 

  长:杨梓松

副组长:黄坚

  员:王荣庆、戴绍、龙世发、庞林樱、陈正瑚、王博、李汉、杨天伟、陈亦兵、吴日昆、卢勇、梁宁

 

 

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